Gestire e condividere un gruppo di indirizzi

Per chi è questo articolo

Scrivo questo articolo per rispondere a una domanda dell'amica Elli, e può interessare chi, come lei, vuole gestire alcuni gruppi di conversazione via mail, in un modo un po' più ordinato di quello consentito dal classico programma di posta, ma comunque con estrema semplicità.

Chi può aiutare

Io propongo più soluzioni (la prima in questo articolo), ma chi sa qualcosa sull'argomento è invitato a commentare.

L'esigenza

Elli ha organizzato una rete di dialogo via mail, nel mondo della scuola. La rete, che è coordinata da lei con l'aiuto di altri moderatori (uno per ciascuno di cinque gruppi di interesse) continua ad ampliarsi.

Ogni moderatore deve poter dialogare con il suo gruppo. Usando un classico programma ("Client") di posta (Elli usa Outlook) è possibile creare gruppi di indirizzi, ma come condividere gli indirizzi coi moderatori, soprattutto considerando che si aggiungono sempre nuove persone?

Sarebbe poi utile che gli aderenti alla rete potessero vedere l'elenco degli altri partecipanti (magari senza vedere i loro indirizzi mail).

Soluzione 1 - Innercircle

La prima soluzione risolve parte del problema, ossia quello di condividere coi moderatori i gruppi di indirizzi, e aggiornarli facilmente (non risolve l'esigenza di concedere a tutti gli iscritti di vedere la lista). La soluzione 2 la racconto in una altro articolo. La 3, l'ho in mente ma devo ancora verificarla.

Innercircle è un sito sul quale - una volta registrati - si possono creare gruppi di indirizzi. Ogni gruppo sarà del tipo: miogruppo@mionome.innercircle.cc

Scrivendo a miogruppo si scrive a tutti gli indirizzi contenuti in miogruppo. mionome è nell'esempio il nome con cui ci si registra (user id).

Iscrizione

Per iscriversi occorre premere "Sign up" sul sito. Si compila il classico modulo in cui va inserito un proprio indirizzo e-mail, ed alcuni dati, si sceglie un User Id (ricordandosi che sarà usato in ogni gruppo, come detto prima: conviene che abbia un significato evidente) e una password di almeno 7 caratteri.

Attenzione a scrivere anche le due parole (in inglese) di controllo (è il captcha che verifica che "siamo umani" e non robot) e add acccettare le condizioni d'uso. A questo punto occorre andare nella propria casella mail e rispondere al messaggio di conferma cliccando sul link che c'è nella mail. A questo punto non resta che entrare nel sito (Sign in) con User Id e password, e poi creare il primo gruppo.

Creare un gruppo con Innercircle

Per creare un gruppo si clicca su "Create a new Innercircle". L'innercircle (il gruppo di indirizzi) ha:

• un nome (Name)
• un indirizzo (Email Address)

Ad esempio se il nostro User Id è "Scuola" potremmo scegliere:

• Name: Gruppo Insegnanti Geografia
• Email: geografia (chiocciola) scuola.innercircle.cc

Conviene cliccare il quadratino "Shared" per permettere agli iscritti di scrivere a quell'indirizzo.

Si possono creare fino a 50 gruppi.

Uso di un gruppo

Un gruppo non è altro che un indirizzo e-mail, scrivendo al quale la posta viene inoltrata a tutti. E' interessante notare che la mail non avrà tutti gli indirizzi in chiaro, importante quando si scrive aparecchie persone assieme.

Aggiungere indirizzi a un gruppo

Appena creato il gruppo sulla destra compare il riquadro in cui inserire gli indirizzi.

Si possono "incollare" più indirizzi in una volta sola, basta che siano separati da una virgola. E' possibile anche importare direttamente gli indirizzi da Outlook, Gmail, Yahoo! e altro programmi o sistemi di posta. Ma per pochi indirizzi io suggerisco di inserirli nel riquadro con copia-incolla.

Rubrica

Innercircle offre anche una rubrica indirizzi interna, anche questa può essere arricchita copiando gli indirizzi o importandoli dai programmi di posta. A che serve la Rubrica? A rendere semplice l'inserimento di indirizzi a diversi gruppi. Infatti se un indirizzo è in Rubrica e si inizia a inserirlo, automaticamente compare e basta cliccarlo per aggiungerlo.

(Nota: questa particolarità non è intuitiva: ma il supporto tecnico di Innercircle mi ha risposto velocemente oggi via mail spiegandomi l'uso corretto della Rubirca).

Altre particolarità

L'indirizzo con cui ci si è iscritti è l'indirizzo principale. Ma è possibile aggiungere altri propri indirizzi cliccando su "Register my other e-mail accounts".

Conclusione

Pregi

E' una soluzione estremamente semplice e veloce per creare e gestire gruppi di indirizzi (mailing list) senza dover spedire a destra e e sinistra gli elenchi.

Cosa manca

Rispetto ad altre soluzioni (come i gruppi Yahoo! e Google) manca l'archiviazione dei messaggi, la possibilità di accettare iscrizioni da nuovi utenti.